Tjek din email inden du stopper

Af

  Det er muligt, at du tror, at tavlen bliver vasket ren, når du forlader et job. Men så enkelt er det ikke nødvendigvis. Datatilsynet har netop fastsat, at din arbejdsgiver kan beholde din arbejdsmailkonto og dine mails i op til 12 måneder.  

Husk at rydde op i dine private mails, før du forlader din arbejdsplads for sidste gang.

Husk at rydde op i dine private mails, før du forlader din arbejdsplads for sidste gang. Foto: Foto: Ritzau/Scanpix

Denne artikel er oprindeligt bragt på Complidia og bliver publiceret på A4 Jobliv som en del af et samarbejde. Artiklen er redaktionelt udvalgt og bearbejdet af A4 Jobliv. Complidia er et uafhængigt specialmedie med fokus på regulering inden for persondata og dataetik samt finansiel regulering. 

Det kan være en god ide at huske at få slettet sine e-mails på arbejdskontoen i god tid før sidste arbejdsdag.

Du kan ikke uden videre kræve, at din mailkonto på jobbet slettes den dag, du ikke længere er ansat. Snarere tværtimod.

Din tidligere arbejdsgiver skal som udgangspunkt slette kontoen så hurtigt som muligt, men der er op til et år at løbe på. Det fremgår af en ny vejledning fra Datatilsynet om ”Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold”.

En vejledning kan ikke være fyldestgørende, men der er opstillet forskellige eksempler på, hvad der kunne ske i forskellige situationer.

Virksomhedens legitime interesse

Hvis du som medarbejder har fratrådt din stilling, og et halvt år senere klager til din tidligere arbejdsgiver over, at e-mailkontoen ikke blev slettet samme dag, du gik ud ad døren for sidste gang. Selv om din egen egen adgang til e-mailkontoen blev lukket nøjagtig samme dag, som du fratrådte.

Når en virksomhed ikke uden videre behøver at slette tidligere kommunikation, skyldes det virksomhedens ’legitime interesse’ i at se på, hvad der bliver kaldt for ’virksomhedsrelevant korrespondance.’

Det kan være, at e-mails i vidt omfang benyttes af kunder til at besvare tilbud, som er afgivet af virksomheden. Men efter at ansættelsen er ophørt, har kun ganske få betroede personer adgang til kontoen for at læse indgående mails.

 "Som udgangspunkt betyder det, at virksomheden skal have en legitim interesse i at kunne håndtere de e-mails, som angår virksomhedens drift og administration, og at e-mailen kun må holdes åben i den periode, der er nødvendig for at sikre, at vigtige beskeder til virksomheden ikke går tabt,” lyder det i vejledningen.

Afklaring fra begyndelsen

Rasmus Østrup Møller, der er leder i administrationsafdelingen i LO, mener, at man allerede fra starten af et ansættelsesforhold skal tage vare på, hvad der kan ske, når man trykker hinanden i hånden for sidste gang.  

 - Jeg opfordrer til, at man fra starten af en ansættelse hjælper en ny medarbejder ved blandt andet at fortælle, hvad IT-sikkerhedspolitikken i virksomheden er. Og dermed også, hvordan man påtænker at gøre med e-mails, når medarbejderen forlader virksomheden. Det bør ikke komme som en overraskelse senere, siger han.

 En tilsvarende opfordring kommer fra Datatilsynet.

 ”Arbejdsgivere kan med fordel som led i den almindelige personalepolitik forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mailkonti samt informere  medarbejderne herom,” lyder det i vejledningen.

 Tid til at slette

Rasmus Østrup Møller mener også, at medarbejdere skal have god tid til at rydde op.

- I dag er det sådan, at ens arbejdsmail i et vist omfang også bliver ens private mail. Det er flettet sammen. Derfor er det vigtigt, inden man forlader en virksomhed, at få tid til at slette den del af ens mails, som er private, så det kun er det rent forretningsmæssige, der er tilbage.

Vejledningen forholder sig ikke til, hvordan man skal kunne opdage, at der er besøg i ens mailkonto, eller hvordan man skal kunne sikre sig, at der er en egentlig legitim interesse i, at der er besøg i ens tidligere mails.  

Til det siger Rasmus Østrup Møller:

- Jeg mener, at man som tidligere ansat skal have at vide, hvis arbejdsgiveren går i ens mailboks og på hvilken baggrund. Datatilsynet skriver i vejledningen, at der skal være et formål med, at der bliver set i dine mails. Det er oplagt, at man ved samme lejlighed informerer om det, hvis den tidligere ansatte ønsker det.

Grundig information

Vejledningen indeholder også anbefalinger, når det kommer til kontrol af medarbejdere ved for eksempel logning og kontrol af medarbejderes brug af internettet og e-mails, tv-overvågning og GPS-overvågning af en virksomheds køretøjer.

Den overordnede tema i de forhold er, at de ansatte skal informeres grundigt, sobert og sikkert, inden de forskellige kontrolforanstaltninger finder sted. 

Læs hele vejledningen her.