Kommunale ledere spilder deres tid

Af | @IHoumark

Der går titusindvis af timer til spilde med overflødige møder i kommunerne. Det fremgår af en stor undersøgelse, hvori fire ud af fem ledere beretter om tidsspilde på møder. Kommunerne bør gribe de mange muligheder for at lave mere frugtbare møder, mener eksperter.

Foto: Illustration: Thinkstock

MØDE-TOMGANG Der spildes alt for meget tid med nytteløse møder i kommunerne. Det mener en stor del af de kommunale plejehjemsledere, skoleledere og forvaltningschefer, fremgår det af en helt ny undersøgelse. Ifølge den tyder det på, at op mod 4.000 ledere spilder deres tid, hver anden gang de deltager i et møde.

Det er blandt andet møder med den kommunale forvaltning, der i en travl hverdag føles overflødige, mener flere ledere fra skoler, børnehaver og ældrecentre. Eller for hyppige møder med andre ledere inden for samme ansvarsområde.

Så mange som fire ud af fem ledere i kommunerne har siddet til møder, som i deres øjne var spild af tid. Og blandt dem, der har deltaget i meningsløse møder, svarer en ud af seks ledere, at op mod hvert andet møde er spildtid. Undersøgelsen er foretaget blandt 1.998 ledere i kommunerne, som omfatter blandt andre ledere af vuggestuer, børnehaver, skoler og forvaltninger. Undersøgelsen er udført af Kaas & Mulvad for Væksthus for Ledelse, der arbejder på at fremme god ledelse i kommuner og regioner.

Koster en fladskærm

De nytteløse møder er ikke en gratis omgang for kommunerne – og dermed borgerne. I en af de kommuner, der har forsøgt at måle mødeaktiviteten, har man erfaret, at et kort møde med deltagelse fra forskellige faggrupper hurtigt koster et beløb, der svarer til indkøb af en ny fladskærm.

Omfanget af møder uden udbytte kommer bag på professor Kurt Klaudi Klausen, som ved Syddansk Universitet i mange år har forsket i kommunal ledelse.

»Det overrasker mig, at der opleves så meget spild af tid. Jeg troede, at man havde fået fjernet de fleste unødvendige møder, for kommunerne er under et stort økonomisk pres for at være effektive,« siger Kurt Klaudi Klausen.

Lederne har selv ansvaret

Kigger man ned i tallene i den nye undersøgelse, kan man se, at der blandt de mange, der har oplevet nytteløse møder, oplever så mange som hver sjette, at mindst halvdelen af mødetimerne er spild af tid. Hvis billedet fra undersøgelsen holder ud over hele landet, svarer det til, at hvert andet møde er spild af tid for knap 4.000 ledere i kommunerne.

De mange spildtimer kommer bag på en af dem, der kender den kommunale verden ud og ind.

»Jeg hører jævnligt om møder, der er for lange og intetsigende, men omfanget af spildtid overrasker mig,« siger Bodil Otto. Hun er formand for fagforbundet HK/Kommunal, der har både ledere og medarbejdere som medlemmer, og næstformand i Væksthus for Ledelse. Hun kommer med en kraftig opfordring:

»Jeg plejer at forsvare ledere i kommunerne langt hen ad vejen, men i det her tilfælde må jeg opfordre til, at lederne griber i egen barm, for det er jo dem, der indkalder til møder. Lederne må spørge sig selv, om alle møder nu lige er nødvendige, og om der skal siges fra over for nogle bestemte møder,« siger Bodil Otto.

For lidt kød på dagsordenen

En af de kommunale ledere, der har siddet til møder og kigget mange gange på uret, er Hanne Engelbrecht Bjerring Eriksen. I nordjyske Rebild Kommune har hun en travl hverdag som distriktsleder med ansvar for flere ældrecentre med tilhørende hjemmepleje.

»Tidligere mødtes distriktslederne inden for ældreplejen hver torsdag. Når vi mødtes så tit, var der ofte for lidt kød på dagsordenens punkter, og man kunne ikke nå at få referatet ud fra det ene møde, før man sad til det næste. Det føltes næsten som om, at det var ’torsdag’ hele tiden,« fortæller Hanne E. B. Eriksen.

På hendes initiativ er antallet af møder for distriktslederne blevet halveret. I stedet for at mødes hver uge, mødes de nu hver 14. dag.

»Ved at holde møde hver 14. dag har jeg fået bedre mulighed for at forberede mig ordentligt til hvert møde og dermed være med til at få truffet mere kvalificerede beslutninger. De andre ledere har heldigvis taget godt imod mit ønske om at skære i antallet af møder, og måske bliver der med tiden endnu færre,« fortæller Hanne E. B. Eriksen.

Hun er langt fra den eneste leder, der er skeptisk over for møder uden for egen arbejdsplads. Det fremgår af flere kommentarer i den nye undersøgelse, at mange ledere af skoler, børnehaver eller ældrecentre er trætte af gå til møder uden for huset – eksempelvis med embedsmænd fra forvaltningen. En børnehaveleder skriver direkte, at »alle møder i distriktet er spild af tid«.

Professor Per Nikolaj Bukh fra Aalborg Universitet kender godt problemet med møder ud af huset.

»Det er frustrerende for de decentrale ledere at skulle gå til faste møder med embedsmænd fra rådhuset for at blive orienteret om dette og hint. Mange ledere oplever disse møder som uden værdi og stressende, fordi der er rigeligt med opgaver, som venter hjemme på kontoret,« siger Per Nikolaj Bukh.

Drop de faste møder

I undersøgelsen siger hver tredje af de kommunale ledere, at de ønsker færre møder. Det kan Per Nikolaj Bukh godt forstå.

»Det er meget almindeligt, at man i kommunerne lægger en masser møder ind i kalenderen med et fast interval eller ved begyndelsen af et projekt. Og når et møde først er i kalenderen, så er det svært at få det ud igen, uanset hvor lidt relevant der er på dagordenen. En aflysning kræver nemlig, at nogen tager initiativ til det og i visse tilfælde bruger tid på at overbevise andre om, at mødet er overflødigt,« siger Per Nikolaj Bukh og fortsætter:

»Jeg vil opfordre til, at man i langt større udstrækning holder møder efter behov, og at man gør op med sig selv, om det er nødvendigt at mødes fysisk. Telefonmøder fungerer i mange tilfælde ganske udmærket.«

I Rebild Kommune forsøger Hanne E. B. Eriksen at gøre op med vanetænkningen i forhold til møder i de distrikter, som hun leder.

»Ingen her er selvskrevet til at være med i et møde, og det gælder også mig selv. Vi har gode erfaringer med, at det giver bedre møder, når kun dem, der har direkte at gøre med en borger, sætter sig sammen,« fortæller Hanne E. B. Eriksen.

Der kan uden tvivl gøres noget i kommunerne ved blandt andet at holde færre møder og i nogle tilfælde sætte kortere tid af til dem. Det mener professor Kurt Klaudi Klausen, men han kommer dog samtidig med en advarsel:

»Der er smalhals i kommunerne, og mange ledere synes, at de skal udnytte hver eneste minut, de har. Tidspresset gør, at de oplever det som spildtid, hvis der på et møde behandles emner, som ikke lige er relevante for dem. Men lederne må ikke glemme, at møder har en meget vigtig funktion, når det drejer sig om at kvalificere beslutninger, skabe forståelse for målene og social samhørighed på arbejdspladsen,« siger Kurt Klaudi Klausen.

Svimlende udgifter

Man kan hurtigt nå svimlende tal, hvis man med udgangspunkt i ledernes indtryk begynder at regne på antallet af spildte mødetimer. Så drejer det sig på landsplan om titusindvis af spildte timer hver måned for lederne. Dertil kommer så alle de timer, som medarbejderne oplever som overflødige.

Som bekendt er tid penge. Derfor kan man sige, at de spildte mødetimer hvert år påfører kommunerne unødige udgifter på millioner af kroner. De store spildte udgifter står i skarp kontrast til, at SRSF-regeringen har sat sig for at gøre det offentlige så effektivt som muligt.

I den såkaldte 2020-plan står der, at regeringen vil »foretage en gennemgribende modernisering af den offentlige sektor. […] Det skal ske ved at få mere ud af de mange ressourcer, der allerede i dag anvendes i den offentlige sektor – i stat, kommuner og regioner«.

Men der er ingen grund til, at landspolitikerne blander sig i møde-aktiviteten i kommunerne. Det mener professor Per Nikolaj Bukh.

»Der er givetvis spildtid på møder i kommunerne, og man kan sikkert lave fine beregninger, der viser, hvor meget man kan spare, hvis man bare digitaliserer eller gør noget andet. Men jeg vil advare mod, at man fra statsligt hold blander sig i flere detaljer ude i kommunerne. De ansatte i kommunerne ved i mange tilfælde udmærket godt, hvor skoen trykker,« siger Per Nikolaj Bukh.

Borgmester vil sætte ind

Borgmester i Slagelse og medlem af bestyrelsen i Kommunernes Landsforening, Lis Tribler (S), er parat til at sætte ind over for overflødige møder.

»Det er bekymrende, når lederne oplever at spilde så meget tid på møder. Derfor skal jeg stærkt opfordre til, at lederne får taget en dialog med de andre mødedeltagere i alle de tilfælde, hvor de oplever at spilde tiden. Så må man jo finde ud af, om dagsordenen skal strammes op, eller hvad der skal ske,« siger Lis Tribler og fortsætter:

»Hvis jeg får indtryk af, at vi har et problem med for meget spildtid her i Slagelse, vil jeg bringe det på banen i hovedsamarbejdsudvalget, så vi kan få sat fokus på det.«

Netop for at sætte fokus på udgifterne ved møder, har man et forsøg kørende i Skanderborg Kommune. Her har man fået udviklet et ’mødeomkostnings-meter’. Det virker sådan, at man før et møde taster ind, hvor mange der deltager fra forskellige faggrupper. I løbet af mødet kan man så på en computerskærm hele tiden se, hvor meget mødet har kostet på et givent tidspunkt.

»Jeg er faktisk overrasket over, hvor hurtigt man på et møde har brugt et beløb svarende til, hvad for eksempel en fladskærm koster,« fortæller økonom i Skanderborg Kommune Lars Kjærgaard Leth.

Medarbejderne har ikke læst ’lektier’

Ikke kun længden og antallet af møder er afgørende for, om der spildes tid. Forberedelse og indhold spiller selvfølgelig også en stor rolle. I undersøgelsen fortæller hver femte leder, at de sjældent når at forberede sig ordentligt til møder. Endnu værre med at få læst på ’lektierne’ står det – ifølge lederne – til blandt medarbejderne. Hver anden chef oplever ofte, at medarbejderne er dårligt forberedte til møder.

»Meningen med møder er, at man skal berige hinanden. Derfor er det selvfølgeligt helt uacceptabelt, hvis medarbejdere møder fuldstændig uforberedte op. Det må være et mindstekrav til alle mødedeltagere, at de kommer til tiden og har forberedt sig,« siger Kurt Klaudi Klausen.

Gode muligheder for forbedringer

Ifølge lederne i kommunerne er der store muligheder for at høste gevinster, når det gælder møder. Tre ud af fire mener, at der i ’høj grad’ eller i ’nogen grad’ er mulighed for at gøre mødekulturen på netop deres arbejdsplads mere effektiv.

Formanden for HK/Kommunal Bodil Otto mener, at det i rigtigt mange tilfælde bare handler om at komme i gang.

»Både ledere og medarbejdere bør sige fra, hvis de oplever, at møder ikke bevæger sig ud af stedet. Alle har et ansvar for at skabe gode møder. På leder-siden bliver der arbejdet en del med at udbrede teknikker til bedre mødeledelse,« siger Bodil Otto.

Hun peger på, at Væksthus for Ledelse lige har lagt et nyt redskab ud på lederweb.dk. Her kan ledere se eksempler på og få øvelser til, hvordan de kan lave bedre personalemøder.

Der er rigtigt mange gevinster at hente ved bedre mødeledelse i kommunerne. Det vurderer Ib Ravn, som er lektor på Institut for Uddannelse og Pædagogik ved Aarhus Universitet.

»I løbet af de seneste 20 år har lederne i kommunerne fået en hel masse nye værktøjer, som handler om blandt andet anerkendende ledelse og gennemførelse af medarbejdersamtaler. Men når det drejer sig om mødeledelse, har det stået i stampe de seneste 20 år,« siger Ib Ravn og fortsætter:

»Mange ledere vil hævde at god mødeledelse er noget om at få udsendt en dagsorden i god tid, stram mødestyring og et referat. Men det gør det langt fra alene. Man skal som mødeleder vide noget om, hvordan man skaber dynamik på et møde og får skabt det rigtige rum for vidensdeling,« siger Ib Ravn.

Han mener, at mange danskere, og det gælder også ledere i kommunerne, viger tilbage for i både fysisk og mental forstand at sætte sig for bordenden.

»Det ligger ret dybt i de fleste danskere, at de ikke er meget for at ’tage slips på’ og bosse rundt med andre. Men der er ingen vej uden om, at et godt møde kræver en mødeleder, der tager ansvaret på sig. Det kniber nogle gange gevaldigt. En teamleder på en skole kan for eksempel have svært ved at træde i karakter over for en anden teamleder,« siger Ib Ravn.