Papirarbejde kvæler ledere af børnehaver og plejecentre

Af | @IHoumark

Ledere af institutioner for børn og ældre bruger mere og mere tid ved computeren for at opfylde alskens krav fra forvaltninger og politikere. Lederne oplever meget af skrivebordsarbejdet som overflødigt, og som noget, der går ud over både de ansatte og borgernes service. Det er på høje tid at luge ud i det vildt voksende papirarbejde, mener eksperter.

SKRIVEBORDSARBEJDE Det vælter ind med opgaver i mailboksen hos lederne af skoler, børnehaver og ældrecentre. Så i stedet for at bruge tiden, på at tage sig af personale og borgere, bakser cheferne inde på kontoret med skemaer, evalueringer, planer, budgetter og alt muligt andet administrativt arbejde.

Hele 96 procent af lederne af offentlige institutioner oplever, at papirarbejdet er taget til i de senere år. Det fremgår af en ny undersøgelse udført af analysefirmaet Kaas & Mulvad for Ugebrevet A4 og Væksthus for Ledelse. I undersøgelsen beskriver 667 ledere af offentlige institutioner, hvordan de føler sig presset af papirarbejde. En af dem, der har fået nok, er Jonna Lund Hansen, som leder børnehaven Snurretoppen på Lolland.

»Det er et helvede med al den tid, jeg skal bruge på administration. Eksempelvis skal vi lave pædagogiske læreplaner, virksomhedsplaner, arbejdspladsvurderinger, børnemiljøvurderinger og sprogvurderinger. Alt sammen noget, som er blevet os pålagt, uden at vi har fået flere personaletimer til det,« siger Jonna Lund Hansen.

Hun er langt fra den eneste offentlige leder, der føler, at papirarbejdet er en stor belastning. Ifølge den nye undersøgelse mener tre ud af fire ledere, at papirarbejdet stjæler af den tid, de skulle have brugt på kerneopgaverne. Det er alvorligt, mener ekspert i offentlig forvaltning og professor ved Syddansk Universitet Kurt Klaudi Klausen.

»Papirarbejdet går ud over ledernes fokus på medarbejderne, på udvikling af organisationen og på at planlægge længere frem,« siger Kurt Klaudi Klausen.

Tiden brugt på kontoret går også fra brugere og pårørende. Eller som børnehaveleder Jonna Lund Hansen siger:

»De mange krav om dokumentation og planer stjæler tid fra det, der er vigtigst for mig: børnene. Vores vigtigste opgave er, at de trives og udvikler sig. Og det arbejde kan fint gøres med en god pædagogisk kvalitet uden al den kontrol fra embedsmænd og politikere.«

Papirarbejdet gør i det hele taget mange lederes arbejdsdag mere grå. Hver anden leder – 55 procent – føler, at sliddet med dokumentation, evalueringer og så videre svækker deres arbejdsglæde.

Alarmerende meningsløshed

Diverse krav om kontrol, planlægning og styring kan give lederne nogle værktøjer i hænderne til bedre at lede deres institutioner. Men sådan oplever lederne langt fra papirarbejdet. Hver anden leder synes, at op til halvdelen af papirarbejdet er overflødigt og kan undværes.

Oplevelsen af meningsløst bureaukrati er udbredt blandt de offentlige ledere, oplyser ph.d.-studerende Jørn Kjølseth Møller fra Roskilde Universitet, der tidligere var chef for sekretariatet for institutionslederne organiseret under BUPL – Forbundet for pædagoger og klubfolk.

»Problemet for institutionsledere
er, at de ikke kan se, hvad de skal bruge al dokumentationsarbejdet til i deres egen hverdag. De oplever mere arbejdet med blandt andet brugerundersøgelser og evalueringer som noget, kommunerne skal bruge til at legitimere sig med over for politikere og borgere,« siger Jørn Kjølseth Møller.

Oplevelsen af meningsløshed er ret alarmerende, mener professor Kurt Klaudi Klausen og siger:

»Her er nogle seriøse og dygtige mennesker, som gerne vil gøre det, de bliver bedt om, men de oplever langt fra alle opgaver som meningsfulde. Det er tankevækkende og ærgerligt!«

Ledere efterlyser hjælp

På trods af de mange suk rundt omkring på kontorerne skal lederne ikke forvente, at kravene bliver mindre til dokumentation og åbenhed omkring deres beslutninger. Ifølge eksperter på området forventer både politikere og borgere i stigende grad, at når deres børn eller gamle forældre skal plejes, så skal de kunne kigge lederne af institutionerne over skuldrene.

En mulig håndsrækning til de papirpressede ledere er at sikre dem mere assistance. 6 ud af 10 ledere i den nye undersøgelse vil gerne have mere sek­retærhjælp til papirarbejdet. Det vil være rationelt, synes Bodil Otto, som er næstformand i Væksthus for Ledelse og formand for HK/Kommunal.

»Der er god grund til at se mere på, hvordan lederne bruger deres tid mest fornuftigt. Deres medarbejdere har brug for nærværende chefer, og der skal også være tid til brugere og pårørende. I min optik vil det give god mening at skele til politireformen og overveje at ansætte flere sekretærer til det administrative,« siger Bodil Otto.

Mange af cheferne har ikke via deres uddannelse til skolelærer eller pædagog fået indsigt i offentlig administration. Ifølge undersøgelsen oplever hver anden leder således at sidde med økonomiske problemstillinger, som de ikke føler sig fagligt klædt på til at varetage. Professor Kurt Klaudi Klausen kommenterer:

»Der er flere måder at hjælpe institutionslederne på i forhold til de administrative byrder. Men en af hovedindsatserne bør være at uddanne dem bedre til at klare opgaverne.«

Spørger man lederne af institutioner om deres ønsker i forhold til de administrative byrder, så peger mange af dem på, at de gerne vil have enklere regler, og at politikerne holder igen med kontrolkrav.

Leder af Plejecenter Ågården ved Egtved i Jylland, Kirsten Lund, har sat sit administrative arbejde i system, så det nu »er blevet til at leve med«. Men hun ser gerne, at skrivebordsarbejdet bliver formindsket.

»Vi har valgt at arbejde med ældre, fordi vi kan lide det – og føler en mistillid til vores ledelse, når alt mellem himmel og jord skal måles og vejes. Jeg håber, at reglerne på ældreområdet snart bliver forenklet,« siger Kirsten Lund.

Send politikerne på ferie

Både ledere og eksperter opfordrer politikerne til i højere grad at tænke sig om, før de stiller krav om undersøgelser og nye former for kontrol af institutionerne inden for velfærd. Der er dog udbredt tvivl om, hvorvidt ønsket bliver opfyldt. I hvert fald har mange indtryk af, at regeringens tale om mindre bureaukrati og regelforenkling kun er smukke ord.

»Under den nuværende regering er der kommet mere kontrol og krav om dokumentation, evalueringer og så videre. Det er helt paradoksalt, at netop en liberal regering har gennemført en stærk centralisering i stedet for slippe de decentrale kræfter fri. Men centraliseringen passer selvfølgelig med en mistillids-baseret økonomtankegang om at styre og kontrollere helt ud i det yderste led,« siger Kurt Klaudi Klausen.

Forsker Jørn Kjølseth Møller mener, at de offentlige ledere i fremtiden vil blive aflastet for noget af papirarbejdet. Han fremhæver, at man i mange kommuner er begyndt at samle administrative funktioner. Eksempelvis ved at lade en fælles enhed varetage funktioner som løn og regnskab for en række børnehaver.

»Der er en bevidsthed om, at man er kommet for langt ud med decentralisering og kontrol. Nu svinger pendulet lidt tilbage på den måde, at man fjerner noget af det administrative arbejde fra de folk, som ikke er specielt gode til administration og mest af alt har lyst til at være gode pædagoger og undervisere samt pleje deres personale,« siger Jørn Kjølseth Møller.

Børnehaveleder Jonna Lund Hansen har en effektiv løsning på det administrative bøvl:

»Hvis det stod til mig, burde Folketinget og kommunalbestyrelserne sendes på ferie i et halvt år, så vi andre kunne få fred til at passe vores arbejde. Desværre er det jo sådan i dag, at så snart et eller andet problem melder sig, så farer politikerne straks ud med alle mulige og umulige krav,« siger Jonna Lund Hansen.