DOKUMENTATION

Offentlig kontrol: »At bruge en fjerdedel af tiden på nul og en fis er fandeme sindssygt«

Af | @MichaelBraemer
| @GitteRedder

Sådan lyder reaktionen fra stressekspert Thomas Milsted på resultatet af ny A4-måling: Danskere bruger hver fjerde arbejdstime på at dokumentere - og offentligt ansatte ser dokumentationskrav som en unødvendig kontrol af deres arbejde. Faglige ledere kræver stop for galskaben.

Først skal arbejdet gøres, siden skal det bevises. Offentlig ansatte føler, at de udsættes for unødvendig kontrol.

Først skal arbejdet gøres, siden skal det bevises. Offentlig ansatte føler, at de udsættes for unødvendig kontrol. Foto: Jens Nørgaard Larsen, Scanpix

Socialrådgivere, sosu’er og politifolk er ved at blive kvalt i bureaukrati. Over en fjerdedel af offentligt ansattes arbejdstid bruges på dokumentation, skemaer, evalueringer og andet papirarbejde. Den oplevelse fremgår af en undersøgelse, som Analyse Danmark har foretaget blandt 1.088 repræsentativt udvalgte danskere.

Halvdelen af de offentligt ansatte – 45 procent - giver udtryk for, at de ser bureaukratiet som en unødvendig kontrol af deres arbejde, og endnu flere – 49 procent – erklærer, at det er med til at svække deres arbejdsglæde.

Og desværre ser udviklingen kun ud til at gå fra ondt til værre: To ud af tre offentligt ansatte oplever, at omfanget af dokumentation, skemaer, evalueringer og andet papirarbejde i deres job er vokset i løbet af de seneste fem år.

Tiden er knap

Samtidig med at offentligt ansatte oplever, at bureaukratiet i højere og højere grad stjæler tid og arbejdsglæde, siger de samtidig, at de slet ikke eller kun i mindre grad har tid nok til deres arbejdsopgaver.

Arbejdsmarkedsforsker på Aalborg Universitet, professor Henning Jørgensen forstår godt den frustration, der kommer til udtryk i undersøgelsen. Han har fulgt styringen af den offentlige sektor tæt, efter at New Public Management (NPM) blev introduceret som styringsredskab for tre årtier siden.

»I løbet af de seneste årtier er der kommet stadig flere værktøjer, manualer og dokumentations- og evalueringsredskaber op for arbejdet i den offentlige sektor. Det bliver hele tiden indskærpet i manualer, hvad du skal gøre, og samtidig bliver du også målt på, om du opnår de mål, der er blevet sat,« siger han.

Offentlig service forringes

Regel- og måletyranniet udgør et kæmpe problem både for den enkelte medarbejders jobtilfredshed og for kvaliteten af den service, som velfærdsamfundet er i stand til at yde, vurderer Henning Jørgensen og henviser til, at A4-undersøgelsen viser det samme.

»Dokumentationskrav og målinger truer fagligheden, og de ansatte føler ikke, at de kan fungere som det, de er: fagprofessionelle. De er uddannet til at træffe beslutninger selv og i givne situationer foretage de nødvendige skøn og gøre, hvad der skal til. De oplever nu, at de ikke skal gøre det, der er nødvendigt, men i stedet det, der er foreskrevet. Der skabes en stresslignende tilstand, hvor arbejdsglæden suspenderes, fordi de ikke kan få lov til at bruge deres uddannelse, faglighed og kompetencer,« siger professoren.

At bruge en fjerdedel af tiden på nul og en fis er fandme sindssygt i en tid, hvor vi hele tiden piskes til at være mere effektive. Thomas Milsted, stressekspert

Det synspunkt bakkes op af stresseksperten og forfatteren Thomas Milsted. Han mener, at det centrale i undersøgelsen er den oplevelse af kontrol, som de offentligt ansatte lider under.

»Folk bruger 26 procent af deres arbejdstid på noget, der kun kan forklares med én ting: At man ikke har tillid til det, de laver. Politikerne må virkelig forstå, at det går hårdt ud over produktiviteten, når man på den ene side pisker folk, til de hænger på med det yderste af neglene og samtidig siger til dem, at man ikke helt tror på dem. Politikerne vil sige, at det ikke er det, der er meningen. Men det er jo ligegyldigt, hvis det er sådan, det opleves,« siger han.

Thomas Milsted mener, at undersøgelsen af de offentligt ansattes arbejdsvilkår understreger, hvor skævt styringen af den offentlige sektor har udviklet sig, og hvor skadelig udviklingen er for ikke bare trivslen og kvaliteten af sektorens ydelser, men også for samfundsøkonomien. 

»At bruge en fjerdedel af tiden på nul og en fis er fandme sindssygt i en tid, hvor vi hele tiden piskes til at være mere effektive. På den ene side skal vi løbe hurtigere for at være mere effektive, men samtidig forhindrer de os i at være mere effektive. Vi kunne faktisk løbe 25 procent langsommere, hvis der ikke skulle være så meget kontrol og bureaukrati,« påpeger han.

Opråb: Stop det cirkus!

I Dansk Magisterforening genkender formand Camilla Gregersen det vildtvoksende papirarbejde, som akademikerne i både det private og offentlige oplever som en møllesten.

»Undersøgelsen viser med al tydelighed, at new public management ikke har været en mirakelkur og slet ikke en kur, der har givet hverken effektivisering eller arbejdsglæde. Tværtimod. Det her er et opråb fra lønmodtagere i både den private og offentlige sektor om, at nu må det her cirkus stoppe,« siger hun.

Camilla Gregersen pointerer, at procesregulering, dokumentationskrav og kontrol går udover arbejdsglæden og dermed også produktiviteten.

Problemet er, at alle gerne vil af med papirmonstret, men få taler om, hvordan man konkret afliver det. Camilla Gregersen, formand, Dansk Magisterforening

»Når man ikke kan se en mening med det, man gør, uanset om man er privatansat eller akademiker i en kommune, går det ud over ens gejst i arbejdet. Derfor er det så vigtigt, at vi får fagligheden i førersædet og får tid til kerneopgaverne,« fastslår hun.

Hendes egne medlemmer er ofte selv involveret i den stramme styring af den offentlige sektor, men det ligger magistrenes formand på sinde, at akademikerne generelt og lederne ikke bliver prügelknabe.

»De overdrevne dokumentationskrav betyder, at de lokale ledere ofte bliver gjort til administratorer. Lederne er selv underlagt det her afrapporteringsregime og har ikke nødvendigvis ledelsesrummet til at kunne sige fra overfor afrapporteringsmonsteret,« siger hun og kalder det skruen uden ende. 

Bureaukratiet er kørt ud over kanten

Men Camilla Gregersen oplever dog, at frustrationer og modstand mod regneark og dokumentationskrav begynder at give pote.

»Stadig flere ser, at bureaukratiet er kørt ud over kanten. Jeg oplever, at der er en vilje både på Christiansborg, i KL og ude i den enkelte kommune til at afbureaukratisere. Problemet er, at alle gerne vil af med papirmonstret, men få taler om, hvordan man konkret afliver det,« siger hun.

Nogle kommuner arbejder på at slippe medarbejderne fri og vise mere tillid, og det er ifølge Camilla Gregersen en god vej. 

»Det kræver et kontrolslip. Det er let at sige, at vi vil afbureaukratisere, men det kræver først og fremmest, at vi slækker på kontrolbidslet ude på den enkelte arbejdsplads og i den enkelte kommune,« mener hun.

Forringelser kommer oveni

Formand for godt 52.000 pædagoger i BUPL Elisa Bergmann mener også, at dokumentationskravene er gået for vidt.

»Det er meget bekymrende, for dokumentationskrav og meningsløse skemaer stjæler jo tiden fra kerneopgaven,« siger hun.

Elisa Bergmann fremhæver, at inden for de sidste fem–ti år, hvor skema- og evalueringskulturen er vokset vildt, er normeringerne i daginstitutioner samtidig forringet. Selv når der er taget højde for et faldende børnetal, er der i dag 4.000 færre pædagoger end i 2009. Og de kommende år stiger børnetallet så meget, at der ifølge BUPL-formanden bliver behov for yderligere 9.000 pædagoger i vuggestuer og børnehaver.

»Det stigende arbejdspres, de voksende krav om dokumentation, mere tværfagligt samarbejde med blandt andet skoler, forældre der stiller højere krav betyder, at mange pædagoger oplever, at der bliver taget stadig mere tid fra børnene. Det er i virkeligheden et stort pres at leve med som pædagog hver dag, og det dræner én og giver mindre arbejdsglæde,« forklarer hun.

Vi skal have DJØF’ernes regneark til at fylde mindre, og så skal fagligheden tilbage i de kommunale forvaltninger, hvor politikerne skal vise de faglige ledere tillid. Elisa Bergmann, formand, BUPL

Elisa Bergmann understreger, at der altid vil være papirarbejde og krav om dokumentation. Men vi skal væk fra meningsløs dokumentation og i stedet have meningsfuld, faglig dokumentation, bedyrer hun.

»Det er vigtigt, at man ude i kommunerne kigger godt efter om, der er noget dokumentation, som man kan undvære. Er det noget, der ender i en skuffe i forvaltningen som bare er blevet en papirtiger, der ikke har noget formål, og som ikke læses og bruges. Kommunerne skal kigge nøje efter, hvad der kan luges ud, så man fremadrettet kun beholder den meningsfulde dokumentation i det pædagogiske arbejde,« siger hun.

Forvaltningerne på Danmarks 98 rådhuse samt byrådspolitikerne må give tilliden tilbage til pædagoger, skolelærere og sosu’er. Frontlinjemedarbejderne skal ikke slides op af regneark, mener hun.

Det kræver også, at djøf’erne i kommunerne ser skriften på væggen, påpeger hun.

»Det handler nemlig også om, at vi i dag har nogle DJØf’ere, der sidder som ledere i de kommunale forvaltninger. I dag har vi få faglige ledere, der forstår sig på området. Vi skal have DJØF’ernes regneark til at fylde mindre, og så skal fagligheden tilbage i de kommunale forvaltninger, hvor politikerne skal vise de faglige ledere tillid,« siger hun.

Absurde udslag

Overreguleringen giver sig ind i mellem nogle absurde udslag, anfører BUPL-formanden.

»Nogle ledere er udsat for, at selv den æske chokolade, som de skal give i julegave, er der regler for. Bare for at sige, at styringsredskaberne er gået for vidt på alle niveauer,« fastslår hun.

Elisa Bergmann ser gerne, at opgøret mod papirmonstret ikke bare bliver et ærinde for Socialdemokraternes formand Mette Frederiksen. Det gør det nemlig ikke alene. Der skal først og fremmest tages livtag med papirmonstret ude i kommunerne.

»Vi har så meget brug for, at kommunalpolitikerne forholder sig til det her, og at der er nogle kommuner, som går foran. Derfor kunne det være fantastisk – nej, det er helt nødvendigt, at det bliver diskuteret forud for kommunalvalget næste år i november,« siger hun.

Ikke kun et offentligt problem

Oplevelsen af at blive begravet i bureaukrati og dokumentation er mest udtalt i den offentlige sektor, men langtfra ukendt i den private sektor. Således er tidsforbruget på dokumentation, skemaer, evalueringer og andet papirarbejde kun marginalt mindre i den private sektor end i det offentlige.

Mens de offentligt ansatte bruger 26 procent af deres arbejdstid på bureaukrati, gælder det 23 procent af de privat ansatte.

Nu forstår jeg pludselig, hvorfor vi har så uhyggeligt mange stresstilfælde. Vi har forfærdelig mange medlemmer, der har været sygemeldt med stress eller andre psykiske problemer, som handler om dårlig trivsel på arbejdspladsen. Marianne Vind, næstformand, HK/Privat

Men tilsyneladende er papirarbejdet en mere integreret og kalkuleret del af arbejdet i den private sektor. For en markant mindre andel af de privatansatte i forhold til de offentligt ansatte erklærer, at de slet ikke eller i mindre grad har tid nok til deres arbejdsopgaver. Det angiver 19 procent af privat ansatte mod 36 procent af offentligt ansatte.

Der er også færre privat ansatte end offentligt ansatte, der giver udtryk for, at omfanget af bureaukratiet vokser, at det svækker deres arbejdsglæde og at de ser det som udtryk for en unødvendig kontrol af deres arbejde.

Problemerne er dog så udtalte, at næstformand i HK/Privat Marianne Vind er alarmeret. Hun er overrasket over, hvad hun ser som kontrolhysteriets omfang på private arbejdspladser, og havde troet, det primært var et offentligt fænomen.

»Nu forstår jeg pludselig, hvorfor vi har så uhyggeligt mange stresstilfælde. Vi har forfærdelig mange medlemmer, der har været sygemeldt med stress eller andre psykiske problemer, som handler om dårlig trivsel på arbejdspladsen,« konstaterer Marianne Vind.

Hun tager sig til hovedet over, at kontrollen af blandt andre hendes medlemmer vokser i en tid, hvor ansatte bliver tudet ørerne fulde med, at de skal være mere og mere effektive.

»Vi ved bare, at medarbejdere, der ikke trives på deres arbejde, ikke er særlig effektive. Og vi ved også, hvad hovedsynderne er i forhold til mistrivsel og stress. Det er manglende anerkendelse i arbejdet, som den evige kontrol er udtryk for. Og så manglende indflydelse på eget arbejde, som der er tale om, når man er underlagt ’et system’,« siger næstformanden i HK/Privat.

Akademikere på fremmarch

Stresseksperten Thomas Milsted mener, at det forholdsvis store omfang af bureaukrati i den private sektor, som undersøgelsen afspejler, er et resultat af, at akademikerne har gjort deres indtog i private virksomheders HR-afdelinger.

»Det er meget mere omstændeligt at forholde sig akademisk til problemstillinger på arbejdspladsen. Hvor mange ting ikke var den store raketvidenskab tidligere, så er de blevet det nu,« siger han.

Thomas Milsted oplever selv tydelige kulturforskelle i sin foredragsvirksomhed.

»Når der er akademikere involveret, skal der holde flere møder, skrives rigtig mange mails og jeg skal næsten aflevere et manuskript på forhånd, inden jeg kommer ud og holder oplæg. I Dansk Metal, for eksempel, aftaler vi bare et tidspunkt, og så tager jeg den selv derfra,« fortæller han.

Forklaringen med akademikernes fremmarch giver mening for Marianne Vind fra HK/Privat.

»Tidligere var lederne nogle fra faget, der havde nogle lederevner ud over deres faglige kompetencer. De havde ikke det samme behov for at kontrollere, men kunne bare kigge sig omkring: Hvem havde mange bunker, hvem havde brug for hjælp og hvem havde store opgaver, som krævede noget specialviden? Det vidste de og havde så i øvrigt tillid til, at medarbejderne kunne løse deres opgaver, hvis de fik tiden til det. Den tillid mangler vi hos dem, der dyrker papirvældet,« siger hun.

Problemet opstod i den private sektor

Ifølge professor Henning Jørgensen er det imidlertid en anden historik, der er på spil. De stramme styringsredskaber blev brugt i det private erhvervsliv, før de blev taget i anvendelse i den offentlige sektor, Og selv om store, veldrevne virksomheder siden har forkastet dem, lever de til en vis grad videre i dele af det private erhvervsliv, påpeger han.

»Det var den offentlige sektor, der overtog et gammeldags management-begreb fra den private sektor. Men de bedst drevne, private virksomheder fandt ud af, hvad der gav mest profit. Og det var altså at give en vis grad af diskretion, råderum og autonomi til den enkelte medarbejder, grupperne og afdelingerne,« siger Henning Jørgensen.

Under alle omstændigheder passer en hård styring meget dårligere ind i en offentlig sektor, hvor det handler om at realisere de mange behov, som politikerne har defineret for befolkningen, end i en privat virksomhed, hvor målet er profit, mener professoren.

»De ansattes faglighed er til for at blive brugt, ikke indkredset. Tænk at være socialrådgiver og kunne en masse og så skulle sidde tre kvarter hver time og banke ting ind i et edb-system for at nogle højere oppe kan kontrollere, hvad du har lavet. Og kun have et kvarter til at tale med ledige og virksomheder. Det er bureaukrati af værste skuffe,« fastslår han.