Medarbejdere mistrives i åbne kontorlandskaber

Af | @MichaelBraemer

Faldende produktivitet og fejl i massevis. Det er ifølge en ny undersøgelse resultatet af, at vi har indrettet os i glaspaladsernes åbne kontorlandskaber. Mantraet er videndeling og samarbejde, men fagforbund mener, det handler om at stuve flest mennesker ind på mindst mulig plads. Forsker ser de åbne kontorlandskaber som et misfoster og forbigående fænomen.

STØJPLAGE De er som regel lyse og venlige, men det er en lidelse at arbejde i dem. Lønmodtagernes dom over de åbne kontorlandskaber er hård i en undersøgelse, som Analyse Danmark har foretaget for Ugebrevet A4. Her tegnes billedet af et arbejdsmiljø, hvor koncentrationen og effektiviteten går fløjten i takt med støjniveauet, hvor fejlene florerer, og hvor medarbejderne holder hinanden i skak, før de går dødtrætte hjem.

Undersøgelsen er foretaget blandt lønmodtagere, der har erfaring med både åbne kontorlandskaber og lukkede kontorer med højst tre personer. 68 procent af dem, der i dag arbejder i et storrumskontor, ville sige »Ja, tak!« med det samme, hvis de fik tilbuddet om at få deres eget kontor. For kritikken mod arbejdsforholdene i de åbne kontorer er massiv:

  • 69 procent klager over, at det svækker deres koncentration at skulle arbejde i et åbent kontorlandskab.
  • 60 procent mener, at de arbejder mest effektivt på eget kontor, mens kun 16 procent peger på et åbent kontorlandskab som deres rette element.
  • 47 procent mener, at støj og andre forstyrrelser i det åbne kontorlandskab får dem til at lave fejl i arbejdet.
  • 68 procent savner mulighed for at kunne trække sig tilbage i enrum på arbejdet.
  • 47 procent mener, at medarbejderne i højere grad udøver kontrol med hinanden i et åbent kontorlandskab end i et lukket kontor.

Tallene kommer ikke bag på arbejdsmiljøkonsulent i HK Svend Erik Hermansen. Det er nemlig ikke i begejstring og for at fremme udbredelsen af åbne kontorlandskaber, at forbundet har etableret hjemmesiden www.storrumskontor.dk. Tværtimod er det for at give medlemmerne gode råd om, hvordan de slipper bedst muligt fra prøvelserne i det åbne kontorlandskab, som ifølge Svend Erik Hermansen kun har ét formål: At stuve flest mulige ansatte sammen på færrest mulige kvadratmeter. Al den floromvundne snak om videndeling og samarbejde er for ham at se kun den glasur, der skal få den bitre pille til at glide ned.

»Det er da utroligt, at vi i 2008 skal høre på, at man ledelsesmæssigt er nødt til at indrette sig fysisk på en sådan måde for at få de her ting frem i folk. Det er en jo en ren ledelsesopgave, som har eksisteret til alle tider, og det kan da undre, hvis man ikke har været opmærksom på den før,« siger Svend Erik Hermansen.

Han er bange for, at et nærmest eksploderende antal arbejdsgivere inden for de seneste 10-15 år har skadet både sig selv og medarbejderne med et arbejdsmiljø, der ikke giver ro og mulighed for at koncentrere sig om arbejdsopgaverne.

»Hvis man ikke kan koncentrere sig i sit arbejde, så bliver der uundgåeligt spildt både tid og ressourcer. Men det går også ud over den enkelte medarbejder, som bliver træt ud over alle grænser og bærer trætheden med hjem. Det stresser både den enkelte medarbejder og vedkommendes familie og omgivelser,« siger Svend Erik Hermansen.

Han kan finde opbakning til sit synspunkt i A4’s undersøgelse, hvor 56 procent siger, at det i højere grad er fysisk trættende at arbejde i et åbent kontorlandskab end i et lukket kontor.

Støj svækker tankevirksomheden

Videnskaben kan dokumentere, at der ikke er tale om løs snak og fornemmelser, når kontorarbejdere klager over svigtende koncentration og et voksende antal fejl som følge af bimlende telefoner, klaprende hæle og højrøstet snak hen over hovedet på én.

Seniorforsker på Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) Jesper Kristiansen fortæller om et såkaldt laboratorieforsøg, hvor et rum blev indrettet som storrumskontor, og hvor man undersøgte, hvor gode testpersoner var til at læse, rette fejl og huske henholdsvis med og uden kontorstøj.

Resultaterne viste, at når det støjede, blev præstationerne 10-30 procent dårligere. I nogle tilfælde var der endda tale om en halvering af præstationerne.

»Laboratorieforsøget viser, at de mentale evner til at koncentrere sig, huske ting og ræsonnere logisk kan blive påvirket negativt af støj, og på den måde passer forsøget fint med oplevelserne hos de adspurgte i jeres undersøgelse. Men så kan der være andre fordele, som opvejer den negative påvirkning,« siger Jesper Kristiansen.

For der er tilsyneladende fordele ved at være tæt på kollegerne i det åbne kontorlandskab, viser A4’s undersøgelse:

  • 70 procent mener, at deres arbejde i et åbent kontorlandskab gør, at de oftere end ellers udveksler faglig viden og ideer med kolleger.
  • 52 procent siger, at de samarbejder mere og bedre end ellers med deres kolleger, når de arbejder i åbent kontorlandskab.
  • 48 procent mener, at det fremmer nytænkning til gavn for arbejdspladsen, når arbejdet er organiseret i et åbent kontorlandskab.

Når det samlede regnestykke skal gøres op, er det imidlertid ulemperne, der vejer tungest. 40 procent af de adspurgte mener, at fordelene ved at arbejde i åbent kontorlandskab er mindre end ulemperne, mens en mindre andel på 34 procent vurderer, at fordelene er flest. For resten er der balance mellem fordele og ulemper.

Ph.d.-stipendiat hos COWI Heidi Lund Hansen, som i en længere periode fulgte arbejdet i to virksomheder, der flyttede fra bygninger med gammeldags cellekontorer til moderne kontordomiciler med åbne kontorlandskaber, undrer sig over, at der i så høj grad opleves mere videndeling og samarbejde i de åbne kontorer. Det svarer ikke til de vurderinger, hun blev præsenteret for i sine interview med medarbejderne i de to virksomheder.

Her var opfattelsen, at de samarbejdede lige så meget som før, men bare gjorde det på en anden måde. De korte snakke, som kan være i åbne kontorer, drejer sig ifølge Heidi Lund Hansen ofte om ting som »Hvor ligger den sag, jeg lige skal bruge – du havde den i går?« og »Skal vi ikke holde et møde i morgen?«.

»Det kalder jeg korte informationer og ikke samarbejde, men det er blandt andet det, der forstyrrer folk. Min vurdering er, at der hverken samarbejdes mere eller mindre i åbne kontorer, for samarbejde og videndeling afhænger af helt andre faktorer som for eksempel, hvem der er udpeget til givne opgaver. Og her går man ikke bare ind og deltager i en andens opgave, fordi man sidder i åbent kontor,« siger Heidi Lund Hansen.

Kolleger holder hinanden i skak

Seniorforsker på Danmarks Tekniske Universitet Per Richard Hansen, der i de seneste 10 år har beskæftiget sig indgående med storrumsmiljøer, ser de åbne kontorer som et misfoster og forbigående fænomen. Han går rundt med en fornemmelse af, at det ville være klogt at købe aktier i gipsindustrien, fordi han forventer, at indendørsarkitekter på et eller andet tidspunkt vil få travlt med at rende rundt og celleinddele kontorlandskaberne.

Han tror samtidig, at der faktisk finder mere videndeling sted i gammeldags kontormiljøer. Dét, der ifølge Per Richard Hansen blandt andet lægger en dæmper på videndelingen i de åbne kontorer er en selvdisciplinering, som han også ser tydeligt afspejlet i A4’s undersøgelse, hvor 47 procent af de adspurgte giver udtryk for, at medarbejdere i højere grad udøver kontrol med hinanden i et åbent kontorlandskab end i et lukket kontor.

»Hvor man fra start troede, at problemet i storrum var, at lederne holdt øje med medarbejderne, viste det sig hurtigt, at det i stedet er kolleger, der sidder og holder øje med hinanden. Det er enormt stressende, og det er også derfor, vi bukker under. Det har ikke så meget at gøre med telefonkimen og snak hele tiden,« siger han.

Per Richard Hansen mener, at hele ideen om åbne kontorlandskaber bygger på en misforstået idé om, at man i et vidensamfund kan opstille viden som en ressource, der skal håndteres nogenlunde på samme måde, som man gjorde med arbejdskraften på fabriksgulvet i gamle dage.

»Videndeling, samarbejde, socialisering og de andre frække udtryk fra human ressource-skuffen, som både lederne og ledelseskonsulenter griber i, er nutidens svar på den effektivisering, der fandt sted i industrien, hvor alt blev stykket op i delprocesser. Derfor er vi blevet tandhjul i maskinen og identitetsløse på det fabriksgulv, som det åbne kontorlandskab i realiteten er. For vi er konstant under overvågning og kan ikke folde os personligt ud,« siger han.

Åbne kontorer kræver god ledelse

Også Heidi Lund Hansen genkender den indbyrdes regulering blandt medarbejderne, som kommer til udtryk i A4’s undersøgelse.

»Hvis man har et godt forhold til kollegerne og føler sig tryg, så føles det ikke som den store begrænsning. Men hvis man ikke føler, man når det arbejde, man skulle have nået, eller har et anstrengt forhold til en en eller flere kolleger, så er det ubehageligt at blive overvåget. For selvfølgelig er det en social belastning at skulle forholde sig til muligheden for at andre ser og hører med hele dagen lang,« siger hun.

Overordnet er Heidi Lund Hansen dog ikke så kritisk som Per Richard Hansen over for åbne kontorlandskaber, som hun ser som en gevinst for både medarbejdere og virksomhed, hvis de gennemføres ordentligt.

»Virksomheden får meget bedre føling med, hvad der foregår i det daglige. Den kan også komme hurtigere op i omdrejninger end med lukkede kontorer, og nye medarbejdere bliver sluset hurtigere ind. Men det kan være rigtig svært for lederen, for åbne kontorer eksponerer de ledelsesformer, vi ellers ikke stiller spørgsmålstegn ved. Hvis lederen skaber sig tosset, så breder det sig ud i rækkerne. Derfor er lederne afgørende for, om det kommer til at fungere eller ej,« siger hun.

Medarbejderne mister på deres side noget af deres råderet og privathed, men får mulighed for i højere grad at involvere sig i netop de sager og samarbejdsrelationer, de har interesse for og ser en faglig udfordring i, mener Heidi Lund Hansen. Ifølge Johan Stoustrup, udlejningschef hos Sjælsø Gruppen, der er Danmarks førende inden for både salg og udlejning af kontordomiciler, er åbne kontorlandskaber stadig et hit i erhvervslivet. Selv skeptiske grupper som advokater og revisorer tænder nu på storrum, fortæller han.

Ifølge Johan Stoustrup er det ikke primært sparede kvadratmeter, der motiverer kunderne. Besparelserne går under alle omstændigheder tabt, hvis man følger indendørsarkitekternes anbefalinger af stillerum, mobile arbejdspladser, café-miljøer og så videre, og det sker i vid udstrækning. Det vigtigste mål er skabe en fleksibel indretning, der tager højde for, at arbejdsgrupper varierer kraftigt inden for kort tid afhængig af opgaver og ordrer, fortæller han.

»Med den fokus, der har været på medarbejdertrivsel og kampen om medarbejdere, vil virksomhedsledere have mere fokus på at skabe miljøer, som er gode og attraktive. Derfor lærer de også hele tiden. Hvor man før lavede miljøer, hvor der sad 40-50 mennesker, kan der godt være 20 nu i lommer, som kan udvides og indskrænkes. Og indrettet sådan, at folk ikke sidder i et ørkesløst landskab af borde og stole,« siger Johan Stoustrup.