HK’ere frustrerede over nye offentlige it-systemer

Af

Mens regeringen slår på tromme for sin nye strategi for digitalisering i den offentlige sektor, klager de ansatte over de nye it-systemer, som er en forudsætning for strategien. Fagforbund kritiserer, at de ansatte ikke er blevet inddraget i valget af systemer. Kontorchef erkender it-problemer, men mener, at der har været dialog med de ansatte.

DIGITALISERING 3.0 For en måned siden præsenterede regeringen, Danske Regioner og Kommunernes Landsforening den tredje generation af digitaliseringsstrategien for den offentlige sektor. Den indeholder retningslinjerne for, hvordan det offentlige Danmark frem til 2010 skal udnytte de digitale muligheder langt bedre end i dag. Det har to primære formål: At spare penge og at give borgerne bedre service via nettet.

En række offentligt ansatte har dog her og nu særdeles vanskeligt ved at få øje på lyksalighederne ved det digitale Danmark. I flere ministerier og institutioner under staten har man i det seneste år arbejdet intenst på at indføre systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH). Formålet er, at administrationen skal være helt papirløs og dermed skabe grundlag for effektiv elektronisk betjening af virksomheder og borgere.

Samtidig skal digitaliseringen effektivisere det daglige arbejde for personalet, men det har indtil videre langt fra været tilfældet. Fagforbundet HK/Stat møder en enorm frustration hos mange af de medlemmer, der har stiftet bekendtskab med de nye systemer:

»Foreløbig må vi sætte et meget stort spørgsmålstegn ved, om ESDH-systemer betyder mere effektivitet. Vi hører fra mange medlemmer, at systemerne er langsomme og i nogle tilfælde nærmest forældede, inden de kommer på gaden,« siger Peter Waldorff, formand for HK/Stat.

Stor indsats belønnes med fyreseddel

Konkret oplever medarbejderne blandt andet, at systemet ofte går ned, har en række funktionsfejl og lange ventetider. Samtidig er der kun få muligheder for at bruge genvejstaster, hvilket betyder, at håndled og arme belastes med mange museklik, der i sidste ende kan føre til museskader.

Det frustrerer også de ansatte, at ESDH-systemerne i høj grad er standardiserede programmer, som er vanskelige at tilpasse de enkelte institutioners behov. I hvert fald ikke uden at det bliver voldsomt dyrt og kan betyde store forsinkelser, som ledelsen ikke kan leve med.

Ikke kun HK’erne oplever problemer. Ofte kombineres indførelsen af ESDH med en omlægning af organisationen, så sagsbehandlere og andre medarbejdere i høj grad selv skal journalisere. Ifølge HK/Stat er oplæringen mange steder imidlertid utilstrækkelig og alt for overfladisk til at gøre de ansatte fortrolige med systemet, og da en del medarbejdere kun skal benytte systemet lejlighedsvis, sker der for mange fejl. Og det falder som oftest tilbage på HK’erne, der har størst erfaring med journalisering, og som må bruge tid på at hjælpe kollegerne og rette fejlene.

I et mødereferat fra Statens It-råd, hvor ledere fra alle ministerier er repræsenteret, gøres der også »opmærksom på, at erfaringerne viser, at der i implementeringsfasen og op til to år efter kan være et meget stort ekstra træk på HK-medarbejderne«. Og det bliver ikke mindre trist læsning for HK’erne, når det af samme referat fremgår, at »man mange steder planlægger at skære i HK-medarbejderstaben, når der indføres ESDH«.

Skåret ud i pap kan HK’erne altså forvente en stresset og ofte frustrerende tid, når systemerne indføres. Og i værste fald er belønningen, at de mister deres job, når indkøringsproblemerne er vel overstået. Peter Waldorff, formand for HK/Stat, pointerer dog, at HK’ernes skepsis over for de nye systemer ikke skal ses som en automatreaktion imod en effektivisering og digitalisering, som på længere sigt kan koste dem jobbet. Han henviser til en undersøgelse, hvor kun fire procent af HK’erne i det offentlige frygter, at it vil fjerne deres opgaver og job.

Derimod er HK grundigt utilfredse med, at medarbejderne ikke er blevet tilstrækkeligt involveret i beslutningerne om og udviklingen af de nye ESDH-systemer. Det gælder helt fra begyndelsen, hvor staten, Regionsrådsforeningen og Kommunernes Landsforening valgte de tre firmaer Accenture, CSC og Software Innovation til at udvikle og levere systemerne til hele den offentlige sektor. Kontrakterne blev indgået i januar 2004, og selv om det ikke forpligter de enkelte offentlige institutioner til at benytte netop de systemer, er der en række fordele – først og fremmest en lavere pris.

»Vi siger ikke nej til digitalisering. Men vi vil gerne involveres i implementeringen, gennemførelsen og uddannelsen til de nye systemer. Den her proces bliver kørt oppe fra og ned, og medarbejderne bliver ikke involveret. Det skulle heller ikke undre mig, om der også sidder en række chefer i institutioner, som føler, at de ikke bliver inddraget nok,« siger Peter Waldorff.

System fra 1989

Danmarks Biblioteksskole er en af to institutioner under Kulturministeriet, som har indført et ESDH-system og fungerer som  pilotprojekt for ministeriets øvrige institutioner. Og Pia Brade, it-medarbejder på biblioteksskolen og 1. næstformand i HK’s it-fagforening SAM-DATA, kan fortælle om en række problemer, som en tidlig inddragelse af medarbejderne formentlig kunne have løst.

Hun kalder det eksempelvis »uheldigt«, at ESDH-systemet som udgangspunkt ikke overholder den standard for it-sikkerhed, som staten selv har besluttet, at alle dens institutioner skal overholde. Det burde have været et krav til systemet, men det er langt fra det eneste problem:

»Brugerfladen til administrationsmodulet i systemet er et niveau under, hvad man er vant til at bruge i dag, og føles som et tilbageskridt for medarbejderne. Det ligner noget, der er udviklet i 1989. Der er for eksempel ingen hjælpefunktioner eller forklaringer på, hvad de enkelte knapper betyder. Det er meget indforstået og kræver grundig oplæring, før man kan bruge det. Og den oplæring halter desværre en del,« siger Pia Brade.

Som it-medarbejder kender hun alt til den forandringsangst, som medarbejderne føler, når ledelsen eller it-afdelingen vil »presse noget nyt ned over hovedet på dem«. Men hun mener, at man kan gøre meget for at imødegå den angst – først og fremmest ved at inddrage medarbejderne og bruge deres erfaringer fra det daglige arbejde med it-systemerne. Og det er ikke sket i dette tilfælde.

Lars Frelle-Petersen, kontorchef i Den Digitale Taskforce, som koordinerer digitaliseringsstrategien, erkender, at der har været problemer:

»At installere ESDH-systemer er en utroligt voldsom og omfattende opgave. Det griber ind i alle områder af en organisation, og derfor giver det store udfordringer mange steder. Nogle institutioner gennemfører det forholdsvis smertefrit, mens andre har store problemer.«

Tænk på Amanda

Han kan derimod ikke genkende HK’s opfattelse af, at medarbejderne ikke er blevet hørt:

»Jeg synes, der er en dialog. Medarbejderne på mange områder har været involveret. Der har siddet ansatte i flere af de arbejdsgrupper, vi har haft, og alle har haft mulighed for at kommentere på vores strategi, hvilket HK jo så også har benyttet sig af.«

Lars Frelle-Petersen henviser til den høringsfase, som digitaliseringsstrategien har været igennem, siden den blev præsenteret 19. marts. 30 organisationer har sendt kommentarer, heriblandt HK, som blandt andet efterlyser indflydelse til medarbejderne. Den Digitale Taskforce vil nu tygge kommentarerne igennem og overveje eventuelle justeringer, inden den endelige strategi fremlægges i juni.

Men kontorchefen mener i hvert fald ikke, at løsningen er, at institutionerne får hver deres særlige udgave af ESDH-systemet. Det var en af hovedårsagerne til den hidtil største it-skandale i det offentlige, Arbejdsformidlingens Amanda-system, som kom til at koste skatteborgerne en formue – blandt andet fordi der blev foretaget alle mulige særlige tilpasninger, som så alligevel ikke virkede efter hensigten.

»Man skal tænke sig om, inden man ændrer de standardiserede programmer alt for meget. Vi har lavet en fælles rammeaftale for den offentlige sektor med tre leverandører. Det har vi selvfølgelig gjort for at holde prisen på et anstændigt niveau, og problemer med tilpasninger er, at det koster penge. Men man har mulighed for at tilpasse systemet, og mange institutioner benytter sig af det,« siger Lars Frelle-Petersen.

Lars Bo Hansen er projektleder for digital forvaltning i Skov- og Naturstyrelsen under Miljøministeriet. Han mener alt i alt, at det nye system har styrket styrelsen, først og fremmest fordi alle 19 skovdistrikter nu har adgang til informationer, uanset hvor de er i landet. Men indførelsen af ESDH har også givet problemer:

»Man kan ikke undgå frustrationer, når man indfører et nyt system, og det har vi også haft hos os. Vi har blandt andet haft nogle tekniske problemer, som vi gerne ville have løst tidligere. Og der mangler stadig nogle rettelser, som vil gøre det nemmere at motivere medarbejderne til at bruge systemet,« siger Lars Bo Hansen, som vurderer, at ESDH-systemet vil byde på mange udfordringer endnu, og at man fortsat skal have stærk fokus på uddannelse af medarbejderne i systemet.