E-mails forpester vores arbejdsliv

Af

E-mails fylder nu så meget i vores arbejdsliv, at knap hver fjerde arbejdsplads har indført en officiel eller uofficiel e-mailpolitik for at begrænse brugen af unødvendig kommunikation, viser ny undersøgelse. På mange arbejdspladser er medarbejderne blevet slaver af deres indbakke, lyder det fra eksperter.

E-MAIL TYRANNI Kan du heller ikke lade være med at tjekke din arbejdsmail, inden du går i seng om aftenen, eller om morgenen, inden du tager på arbejde? I så fald er du ikke alene. Forbruget af e-mails på danske arbejdspladser fylder nu så meget, at flere og flere virksomheder indfører en e-mailpolitik, der blandt andet skal forsøge at begrænse de mange unødvendige og tidskrævende e-mails. En ny undersøgelse foretaget af analysefirmaet YouGov Zapera for Ugebrevet A4 viser, at knap hver fjerde lønmodtager – 23 procent – oplever, at arbejdspladsen har indført en officiel eller uofficiel e-mailpolitik.

Dansk Magisterforening er en af de arbejdspladser, der har taget konsekvensen af det store forbrug af e-mails og skrevet retningslinjer ned for, hvordan medlemmerne skal undgå, at e-mails overtager styringen i arbejdslivet.

»Vi hører fra de stressrelaterede henvendelser, vi får fra vores medlemmer, at rigtig mange har problemer med det ustyrlige arbejdsliv og non-stop tilgængelighed. En stor del af vores medlemmer er jo vidensmedarbejdere, der håndterer en kolossal mængde viden hele tiden. Og de får rigtig mange e-mails. Derfor har vi taget arbejdsmiljø-brillen på og prøver at adressere problemet med en e-mailpolitik,« fortæller konstitueret forhandlingschef Lotte Espenhain Møller.

I Dansk Magisterforenings e-mailpolitik lyder en af opfordringerne, at man kun skal åbne, besvare og arkivere e-mails én til to gange dagligt, og at man nogle gange skal opsøge en kollega eller en afdeling personligt frem for at sende en e-mail. Samtidig bør det overvejes, om den første dag efter ferien skal afsættes udelukkende til at læse de arbejdsmails, der har hobet sig op i medarbejderens indbakke.

Ugebrevet A4’s undersøgelse viser, at der er stor forskel på arbejdspladsernes e-mailpolitik. Største fællesnævner er, at mere end halvdelen af medarbejderne – 53 procent – opfordres til at begrænse brugen af gruppe-mails. På hver 10. arbejdsplads skal der være perioder i løbet af arbejdsdagen eller arbejdsugen, hvor man ikke må – eller skal begrænse – læsning og skrivning af e-mails. På 31 procent af arbejdspladserne opfordrer man ligefrem til, at der ikke læses eller skrives arbejdsrelaterede e-mails uden for arbejdstiden.

Døgndriftskultur

Det er ikke kun på arbejdspladsen, indbakken tager en stor del af medarbejdernes opmærksomhed. Hver femte lønmodtager svarer i undersøgelsen, at de også skriver eller læser arbejdsmails derhjemme om aftenen og om morgenen, inden de tager på arbejde. Også i weekender tjekker 22 procent altid eller ofte, om der ligger ny post og venter på opmærksomhed i arbejdsmailen.

Men det er ikke kun af egen fri vilje, at medarbejderne tager arbejdet med hjem. Hver femte svarer i undersøgelsen, at der blandt kolleger og i ledelsen er en forventning om, at man også tjekker sin arbejdsmail uden for arbejdstiden.

Arbejdspsykolog Einar Baldursson fra Aalborg Universitet mener, at vores brug af arbejdsrelaterede e-mails er et udtryk for en døgndriftskultur. Han peger på virksomheder, hvor der helt ubevidst opstår en konkurrence om, hvor meget travlhed medarbejderne indirekte kan udtrykke gennem brug af e-mails – især på skæve tidspunkter.

»I det moderne arbejdsliv foregår der en masse social sammenligning. Jeg har selv været omkring en virksomhed, hvor lederne indstillede e-mailprogrammet til at sende en arbejdsmail klokken halv seks om morgenen for at give et indtryk af, hvor tidligt de var ’på’. Det er et ekstremt eksempel, der viser, at der foregår noget, som helt sikkert bliver et større problem fremover,« mener Einar Baldursson.

Den udlægning kan forsker i e-mailkommunikation ved Syddansk Universitet Anette Grønning nikke genkendende til. Hun mener, at vores indbakke i arbejdssammenhæng kan være med til at give os stress, men at den også er blevet til et ’fix’ for mange. Anette Grønning understreger, at e-mailen for manges vedkommende har gjort arbejdslivet lettere. Men især det, hun kalder CC-tyranniet – altså antallet af gruppe-mails – har taget overhånd.

»Vores arbejde i vidensamfundet er blevet mere og mere usynligt. Vi har brug for at vise chefen og kollegerne: Se, jeg har gjort, hvad jeg skulle. Der er både noget blær og noget rygdækning over det,« siger Anette Grønning.

Hun er overrasket over, at ikke flere end knap hver fjerde virksomhed ifølge Ugebrevet A4´s undersøgelse har en officiel eller uofficiel e-mailpolitik. En e-mailpolitik gavner nemlig også nyansatte medarbejdere:

»Fordelen er, at man som ny medarbejder hurtigt får et indtryk af forventningerne. Hvis der ikke er nogle officielle retningslinjer, så opdager man det jo først, når man træder forkert og har e-mailet til hele koncernen, at man har ’Fodboldstøvler til salg’, eller at ’Vi vandt i firmafodbold i går’,« forklarer Anette Grønning.

E-mailkvalitet

Selv om langt de fleste medarbejdere – 77 procent – mener, at e-mailen sparer dem for meget tid, så svarer mere end halvdelen – 55 procent – at de får for mange e-mails, der er ligegyldige og spild af tid.

Ifølge Karsten Larsen, funktionsleder i IT-teknologi og infrastruktur i Jyske Bank har flere virksomheder de senere år rettet fokus mod medarbejdernes forhold til deres indbakke. Hos Jyske Bank er man gået systematisk til værks med en e-mailpolitik blandt andet i form af et decideret e-mailkursus.

»Vi har gjort det i forbindelse med et generelt arbejdsscenarie, fordi der i løbet af en dag kan være rigtig mange møder, mails og forstyrrelser via telefonen. Og så har vi set på det i forhold til den mulige stressfaktor. Hvis man bruger al sin krudt på mails og tjekker dem hele tiden, så bliver det en forstyrrelse i forhold til, hvad man ellers har af arbejdsopgaver. Derfor har vi kigget på, hvordan vi kan gøre det nemmere for den enkelte medarbejder at optimere sin arbejdsdag,« forklarer Karsten Larsen.

Der kan altså være gevinster at hente ved at udvikle en e-mailpolitik, og der er flere forskellige måder at gøre det på. For to år siden var arbejdspsykolog Einar Baldursson med til at analysere en virksomhed, hvor »e-mailkulturen havde udviklet sig uhensigtsmæssigt«. Analysen pegede på, at størstedelen af kommunikationen var unødvendig.

»At sende e-mail var den måde, hvorpå medarbejderne tilkendegav over for hinanden, at de havde en hel masse at lave. Det viste sig på to måder: At de sendte en masse mails på nogle skæve tidspunkter, og at de havde svært ved at finde tidspunkter, hvor de kunne mødes,« fortæller Einar Baldursson.

For at komme problemet til livs indførte de et pointsystem, hvor hver medarbejder en gang om ugen fik et antal mailpoint. Det kostede eksempelvis fem point at sende en gruppe-mail, og når man havde opbrugt sine point, kunne man ikke sende flere mails.

»Det førte til nogle helt vidunderlige resultater. Kvaliteten af e-mailene blev væsentligt forbedret, og gruppemails forsvandt næsten helt. Og så begyndte folk endda at snakke sammen for at spare på deres point, og efterhånden kom der jo en status i at have mange e-mailpoint til overs,« fortæller Einar Baldursson.

Netop kvaliteten af medarbejdernes e-mails er noget, som virksomhederne forsøger at forbedre ved at indføre en e-mailpolitik. Ole Carsten Pedersen, mail-ekspert og forfatter til bøgerne ’Mail og mennesker’ og ’Mail og arbejde’, mener da også, at det især er en kvalitets­-proces, der skal finde sted, hvis arbejdspladserne vælger at indføre en e-mailpolitik.

»Der er selvfølgelig nogle grundregler og nogle helt indlysende fejl, man ikke skal begå. Men det er vigtigt, at det også er noget, man snakker med hinanden om i virksomheden. Folk er nemlig meget blufærdige med at kritisere hinandens mails,« siger Ole Carsten Pedersen og peger på en af e-mailens største styrker:

»Det, som e-mailen kan, og som samtalen ikke kan, er, at den er asynkron. Det vil sige, at afsender og modtager ikke behøver at være til stede samtidig. Men ulempen er selvfølgelig, at der går en masse ikke-sproglig kommunikation tabt, nemlig de følelser vi har i vores kommunikation i form af kropssprog, øjenkontakt, toneleje og så videre. Og en masse ikke-sproglig kommunikation er jo fuldstændig afgørende for opretholdelse af organisationen som organisme,« mener Ole Carsten Pedersen.

Man skal lære at sige fra

Hos Dansk Magisterforening og Jyske Bank mener man, at medarbejderne skal lære at sige fra, hvis indbakken begynder at stresse dem.

»Problemet er, at det kan blive ustyrligt. Man er koblet op alle vegne, og man risikerer helt at glemme at holde fri. Nu kan man jo også læse e-mails på mobiltelefonen, og hvis man føler, at man bliver oversvømmet med mails og skal læse det hele, så er vi inde i en rigtig dårlig spiral,« siger Lotte Espenhain Møller fra Dansk Magisterforening.

Den holdning deler de i Jyske Bank.

»Det er vigtigt, at privatliv og arbejdsliv hænger fornuftigt sammen. Derfor kan en e-mailpolitik hjælpe med til at undgå, at medarbejderne mærker et pres og føler, at de skal ligge derhjemme, inden de går i seng, og læse alle deres mails,« siger Karsten Larsen.

Selv om der i forhold til stress og bedre arbejdsmiljø er gevinster at hente ved at indføre e-mailpolitikker, så er der også kroner og øre at hente ved at gøre forbruget af arbejdsmails mere hensigtsmæssigt.

»Der er utvivlsomt rigtig mange penge og meget medarbejdertid at hente i det her,« lyder det fra mail-ekspert Ole Carsten Pedersen.

I Jyske Bank mener man, at indførelse af en e-mailpolitik er en win-win situation for både medarbejder og virksomhed. Som funktionsleder i IT-teknologi og infrastruktur i Jyske Bank Karsten Larsen siger:

»Vi fokuserer meget på, at man skal bruge den rigtige kommunikation på de rigtige måder og i de rigtige sammenhænge. Og det er klart, at bonussen ligger meget i tiden.«